📚 Centre d’aide StopDocu
Bienvenue sur StopDocu, la solution intelligente qui vous permet de créer rapidement vos devis, factures, bons de livraison, courriers professionnels et comptes rendus grâce à l’intelligence artificielle et à la reconnaissance vocale.
🚀 Premiers pas
Personnalisez votre profil
Après votre inscription, pensez à compléter votre profil afin de personnaliser automatiquement tous vos documents avec :
- Votre logo
- Votre raison sociale
- Votre adresse
- Vos coordonnées professionnelles
- Vos informations légales
Vos devis, factures et autres documents seront ainsi générés directement à votre image.
🎙️ Créer des documents avec votre voix ou votre clavier
StopDocu est conçu pour comprendre le langage naturel.
Vous pouvez :
- Parler librement
- Écrire vos demandes
- Combiner voix et texte
Il n’est pas nécessaire d’utiliser un format particulier.
Parlez simplement comme vous le feriez avec un collaborateur.
Exemples :
- « Crée un devis pour le client Martin »
- « Prépare une facture pour Durand Bâtiment »
- « Génère un bon de livraison »
- « Rédige un courrier pour mon fournisseur »
L’IA transforme automatiquement votre demande en document professionnel.
👤 Informations client
Pour créer un devis, une facture ou un bon de livraison, il suffit généralement de renseigner :
- Nom du client
- Adresse
- Téléphone (facultatif)
- Adresse email (facultative)
Vous pouvez également compléter ces informations ultérieurement.
📄 Documents disponibles
StopDocu permet de générer :
- 📑 Devis
- 🧾 Factures
- 📦 Bons de livraison
- ✉️ Courriers professionnels
- 📝 Comptes rendus de réunion
- 🏗️ Comptes rendus de chantier
- 📋 Comptes rendus d’assemblées générales
- 📋 Rapports professionnels
📄 Fiches de visite client
🤝 Notes commerciales
🔧 Rapports d’intervention
🔎 Audits
🛠️ Inspections et contrôles
🏠 États des lieux
📞 Comptes rendus d’entretien ou d’échange
📚 Notes et mémos structurés
📂 Documents personnalisés selon vos besoins
Et bien plus encore :
📅 Calendrier intelligent avec suivi des échéances
🔔 Alertes et rappels vocaux
🎙️ Création de tâches à la voix
📎 Classement automatique des documents
🤖 Assistant IA pour corriger, réécrire et enrichir vos documents
📝 Créer un devis, une facture ou un bon de livraison
Exemples de commandes :
- « Crée un devis pour le client Martin, 12 rue des Oliviers à Nice »
- « Nouveau devis pour rénovation de salle de bain chez Mme Dupont »
- « Fais un devis pour pose de climatisation chez Jean Leroy »
- « Crée un devis peinture 50 m² à 20 euros le mètre carré »
- « Devis client Garage Auto Sud pour remplacement de freins »
- « Prépare un bon de livraison pour client Martin »
« Crée une facture pour la société Durand Bâtiment »
Le document est créé automatiquement et reste entièrement modifiable.
📦 Ajouter des produits ou des prestations
Vous pouvez ajouter librement :
- Produits
- Prestations
- Heures de travail
- Journées
- Forfaits
- Interventions
- Abonnements
- Locations
- Frais de déplacement
- Remises
- Acomptes
Exemples
- « Ajoute une ligne main d’œuvre 2 heures à 45 euros »
- « Ajoute 3 unités de peinture blanche à 25 euros »
- « Insère une ligne déplacement à 40 euros »
- « Ajoute un forfait installation climatisation à 1 200 euros »
- « Ajoute location nacelle pour 2 jours »
- « Ajoute un abonnement mensuel de maintenance à 49 euros »
✏️ Modifier un document
Tous les documents restent modifiables après leur création.
Vous pouvez :
- Modifier un prix
- Modifier une quantité
- Supprimer une ligne
- Ajouter une ligne
- Déplacer une ligne
- Dupliquer une ligne
- Réorganiser le document
- Renommer le document
Vous pouvez corriger à tout moment :
Exemples
- « Modifie la ligne 2, passe le prix à 50 euros »
- « Supprime la ligne déplacement »
- « Remplace peinture blanche par peinture écologique »
- « Change la quantité de la première ligne à 3 »
- « Déplace la ligne main d’œuvre avant les matériaux »
- « Duplique la ligne installation »
- « Réorganise les lignes »
- « Renomme le document par: Compte rendu du chantier Martin »
📝 Ajouter des commentaires et des notes
Vous pouvez insérer du texte libre dans vos documents :
- Notes client
- Précisions techniques
- Observations
- Informations complémentaires
Exemples :
- « Ajoute une note en bas du document »
- « Ajoute cette précision technique »
- « Insère un commentaire après cette ligne »
💰 Gestion de la TVA, HT et TTC
StopDocu gère automatiquement :
- Les montants HT
- Les montants TTC
- La TVA
- Plusieurs taux de TVA dans un même document
Vous pouvez :
- Afficher uniquement le HT
- Afficher uniquement le TTC
- Afficher les deux
Exemples
- « Passe le devis en TTC »
- « Mets une TVA de 20 % »
- « Applique 10 % sur les matériaux »
- « Mets 20 % sur la main d’œuvre »
- « Affiche uniquement le HT »
- « Change toutes les lignes en TTC »
Tous les calculs sont mis à jour automatiquement.
Les calculs se mettent à jour automatiquement.
💱 Gestion des devises
Vous pouvez travailler dans différentes devises :
- EUR (€)
- USD ($)
- CHF
- GBP (£)
- Toute autre devise personnalisée
Exemples
- « Change la devise en euros »
- « Passe en dollars »
- « Utilise le franc suisse CHF »
- « Affiche ce document en livre sterling »
📆 Conditions de paiement et mentions légales
Vous pouvez personnaliser :
Conditions de paiement
- Paiement comptant
- Paiement à 30 jours
- Paiement échelonné
- Conditions personnalisées
Exemples
- « Paiement à 30 jours »
- « Demande 30 % d’acompte »
- « Paiement comptant à la livraison »
- « Validité 15 jours »
- « Paiement en deux fois »
- « Ajoute les conditions générales »
Acompte
Vous pouvez demander :
- Un pourcentage
- Un montant fixe
Exemples :
- « Demande un acompte de 30 % »
- « Ajoute un acompte de 500 euros »
Validité du devis
Exemples :
- « Validité 15 jours »
- « Devis valable 30 jours »
Mentions complémentaires
Vous pouvez ajouter :
- Conditions générales de vente
- Mentions légales
- Clauses spécifiques
- Notes particulières
📄 Transformer un document
StopDocu permet de transformer rapidement un document existant.
Exemples :
- « Transforme ce devis en facture »
- « Génère une facture à partir du devis »
- « Prépare le bon de livraison »
🧾 Comprendre les quantités
La colonne Quantité peut représenter :
| Type | Exemple |
|---|---|
| Produit | 3 imprimantes |
| Heure | 5 heures de dépannage |
| Journée | 2 jours de consulting |
| Forfait | Création d’un site internet |
| Abonnement | 12 mois de maintenance |
| Location | 4 jours de location |
| Intervention | Déplacement technique |
StopDocu adapte automatiquement les calculs.
📨 Exportation et envoi
Une fois votre document terminé, vous pouvez :
- Générer un PDF
- Exporter en Excel
- Envoyer par email
- Envoyer par WhatsApp
- Préparer un SMS
- Demander une signature électronique
Exemples :
- « Génère le PDF »
- « Exporte en Excel »
- « Envoie par email »
- « Demande une signature électronique »
🎧 Comptes rendus automatiques
StopDocu peut transformer vos enregistrements audio en comptes rendus professionnels.
Fonctionne pour :
- Réunions
- Réunions de chantier
- Rendez-vous clients
- Assemblées générales
- Échanges professionnels
Le compte rendu généré est :
- Structuré
- Clair
- Professionnel
- Prêt à diffuser ou archiver
🌍 Utilisation dans plusieurs langues
Vous pouvez parler ou écrire dans votre langue habituelle :
- Français
- Espagnol
- Portugais
- Anglais
- Allemand
- Turc
- Et bien d’autres
StopDocu génère ensuite automatiquement vos documents en français avec une rédaction professionnelle.
🧠 Conseils pour obtenir les meilleurs résultats
L’IA comprend le langage naturel.
Pour des résultats encore plus précis :
✅ Soyez clair
✅ Donnez les montants complets
✅ Indiquez les quantités
✅ Précisez les taux de TVA si nécessaire
Exemple :
❌ « Mets devis valable 30 jours en gras »
✅ « Mets le texte « Devis valable 30 jours » en caractères gras »
💳 Conseils pour optimiser votre consommation de crédits
Toutes les actions de l’IA ne consomment pas le même nombre de crédits.
Les opérations simples, comme la transcription d’un message vocal, l’analyse d’un texte ou de petites modifications, sont généralement peu coûteuses.
En revanche, certaines fonctionnalités demandent davantage de calculs et consomment plus de crédits, notamment :
✅ La réécriture d’un ou plusieurs paragraphes
✅ La suppression ou la restructuration de passages importants
Pourquoi ? Parce que l’IA doit analyser et comprendre l’ensemble du document afin de conserver la cohérence du texte. Il est donc souvent moins coûteux de générer un nouveau compte rendu complet que de demander la réécriture d’un seul paragraphe.
💡 Pour économiser des crédits :
- Une fois que votre compte rendu vous convient, téléchargez le document Word et effectuez, si besoin, les dernières retouches directement sur votre ordinateur.
- Pour les devis et les factures, le principe est identique. La différence est qu’il n’y a généralement pas d’étape de transcription audio, ce qui réduit naturellement le coût en crédits.
- Enfin, un compte rendu généré à partir d’un fichier texte consomme moins de crédits qu’un compte rendu créé à partir d’un fichier audio, puisque l’IA n’a pas besoin d’effectuer la transcription audio vers le texte avant de rédiger le document.
🏗️ Exemples métiers
Artisan / Bâtiment
- « Ajoute fourniture carrelage 25 m² à 38 euros »
- « Ajoute pose plomberie salle de bain »
- « Ajoute déplacement chantier Marseille »
Informatique
- « Facture 2 heures de dépannage à 75 euros »
- « Crée un forfait site internet à 1 200 euros »
Commerce
- « Ajoute 12 bouteilles à 8 euros »
Conseil
- « Facture une journée de consulting à 650 euros »
⏱️ Gagnez du temps
StopDocu est optimisé pour :
- La création vocale de devis
- La rédaction rapide de courriers
- Les factures automatiques
- Les bons de livraison
- Les comptes rendus automatiques
En quelques secondes, vos documents professionnels sont prêts.
🤝 Besoin d’aide ?
Si vous avez une question particulière ou un besoin spécifique, notre équipe reste disponible pour vous accompagner.
Notre équipe est disponible pour vous accompagner et y répondre.